أهم 3 مشاكل فى مجال التخزين

 

فى كل الدورات التدريبية التى عقدتها كنت  أسأل المتدربين عن المشاكل تواجههم فى عملهم كأمناء او مشرفى مخازن, وقد خرجت من تلك التساؤلات بأهم ثلاثة مشكلات ملحة تطل برأسها بصورة متكررة فى أغلب المنشآت.

ساتطرق لهذه المشكلات بشئ من الاختصار و سأعطى لمحة عن الحلول العملية الممكنة، مع الأخذ فى الإعتبار القطاع الذى تنتمى اليه المنشاة و تختلف المشاكل وتتعدد الحلول تبعاً لذلك، فالمشكلات الموجودة فى القطاع الخاص تختلف عن القطاع الحكومى تختلف عن المنظمات.

المشكلة الأكثر الحاحاً و تعانى منها جميع القطاعات هى عدم تنظيم المخازن، سواء كان على مستوى التخطيط الداخلى للمستودع أو طريقة الرص و كيفية توزيع الأصناف بطريقة علمية على الأرفف و معدات التخزين المختلفة، فإذا كانت الأصناف كثير على حجم المخزن ينتج عن ما يعرف بالتكدس المخزنى و هو عرض لمرض أسبابه سوء التنظيم و إنعدام تخطيط المخزون.

قبل الشروع فى الحلول العملية يجب على الادارة العليا ان تعطى الضوء الاخضر لأجراء عمليات الترتيب و التنظيم و من ثم التخلص من الراكد و التالف، القطاع الخاص أكثر جرأه و مرونة فيما يخص إتخاذ القرارات و تكون فى غاية الصعوبة عند القطاع الحكومى.

تبدأ العملية بالنظافة و جرد المخزون بنسبة 100% و أخراج التالف و ضبط الرصيد الدفترى ليتوافق مع الرصيد الفعلى و ترحيل الفروقات الى حساب أرباح و خسائر. النقطة الثانية هى  التصنيق و الترميز و هى عملية يتم بمقتضاها وضع الأصناف المتشابهة فى مجموعات و الترميز هو إعطاء إسم دال للصنف يميزه عن غيره، فإذا كانت المنشاة لديها تصنيف و ترميز جيد سنتجاوز هذه المرحلة.

النقطة التالثة ترتيب الأصناف وفقاً للتصنيف مع الإستخدام الأمثل لمساحات التخزين بدون ضيق أو إفراط، النقطة الرابعة تسجيل المخزون فى نظام الكترونى يتيح التحكم الكامل فى عمليات الإستلام، الصرف، الجرد و التقارير.

المشكلة الثانية هى عدم تأهيل أمناء المخازن فهنالك من تم تعيينه لمده أكثر من خمسة سنوات و لم يحظي ببرنامج تدريبيى واحد فى المجال مع العلم  أن إدارة المخزون حققت طفرات كبيرة و واكبت التكنلوجيا وهنالك العديد من البرامج التدريبية التى تغطى المجال، فعدم تدريب العاملين يحرمهم من تلقى آخر مستجدات المعلومات و المهارات و هم بذلك يكررون نفس الاخطاء الموروثة.

المشكلة الثالثة هى إشكالية المخزون الراكد و هذه سأفصل عنها فى مقال قادم لأنها كبيرة و متشعبة و حلولها مختلفة و تحتاج الى قرارات عليا كبيرة و جريئة.